Convenções de Vendas: Glossário Completo de Termos e Conceitos Essenciais

Você está organizando uma convenção de vendas? Aqui estão algumas expressões, palavras e termos específicos para este tipo de evento.

Organizei este glossário para te ajudar a entender tudo relacionado à organização e execução de convenções de vendas.

Aqui tem desde palavras relacionadas à logística do evento até as estratégias que podem fazer a diferença na organização.

Saiba quais são os termos essenciais e fique por dentro de tudo que você precisa para garantir o sucesso do seu evento!

Leandro Branquinho – Palestrante de Vendas

Leandro Branquinho em Palestra de Vendas

1. Organização e planejamento do evento

• Evento corporativo – Reunião ou encontro organizado pela empresa e para algum objetivo da própria empresa.
  

• Convenção de vendas – Encontro realizado para capacitar equipes de vendas, discutir estratégias e, em alguma situações, premiar os melhores vendedores.
  

• Planejamento de evento – Etapa que envolve a definição de objetivos da convenção, tema, público e logística do evento.
  

• Gestão de eventos – Processo de organização, planejamento e execução de eventos.
  

• Checklist de evento – Lista de itens essenciais para garantir o sucesso na organização de um evento.
  

• Cronograma de evento – Plano detalhado com a programação de todas as atividades do evento. No cronograma, a gente coloca as datas, horários e atividades, incluindo pausas e intervalos.
  

• Cronograma de convenção de vendas – Planejamento específico para convenções de vendas, incluindo atividades como palestras, apresentações e workshops.
  

• Cronograma Minuto a minuto - Para garantir que tudo ocorra de forma organizada e dentro do tempo planejado, existe o cronograma minuto a minuto.  Esse tipo de programação detalhada ajuda na logística, no alinhamento da equipe e na experiência do público. É mais comum em eventos grandes e com muitas variáveis. Dependendo do tamanho do evento, alguns produtores fazem, um dia antes o ensaio minuto a minuto.
  

• Gestão de orçamento de evento – Planejamento e controle dos custos envolvidos na realização de um evento.
  

• Budget – Orçamento disponível para o evento. Ter um budget bem definido ajuda a controlar custos, evitar desperdícios e garantir que o evento fique dentro do planejamento financeiro da empresa.
  

• Briefing – É uma reunião inicial que reúne todas as informações para o planejamento do evento. É comum também fazer um briefing, ou reunião de alinhamento com o palestrante. Nesta reunião, a empresa vai orientar o palestrante sobre objetivos da empresa e detalhes técnicos, bem como alinhar as expectativas. O briefing pode ser feito presencialmente ou via vídeo conferência (que é o mais comum quando os palestrantes são de outras cidades).
  

• Debriefing – É a análise pós-evento. É uma reunião em que a equipe organizadora avalia os resultados, identifica pontos positivos e melhorias para futuras edições. Não é comum que o debriefing seja feito com os palestrantes externos. Mas é recomendável que os palestrantes externos recebam os resultados das avaliações.

2. Logística e infraestrutura de uma convenção

• Logística de evento – Planejamento e execução de todos os aspectos operacionais do evento. Transporte de equipamentos, materiais, participantes e palestrantes. A logística também cuida de hospedagens, reservas, alimentação etc

  
  

• Espaço para evento – Local escolhido para a realização do evento ou convenção. É comum que convenções sejam feitas em auditórios de hotéis, casa de eventos, teatros, cinemas, salas de reuniões e até em locais mais voltados a natureza como hotel fazenda.
  

• Venue - Local onde o evento será realizado. Um nome em inglês para a mesma coisa do item anterior.
  

• Reserva de salão de eventos – Agendamento de espaços específicos para a realização de eventos.
  

• Aluguel de equipamentos audiovisuais – Locação de equipamentos como microfones, projetores, telão, iluminação, sistemas de som, e decoração para o evento.
  

• Aluguel de mobiliário para evento – Locação de mesas, cadeiras, palcos e outros móveis necessários para o evento.
  

• Aluguel de hotel para palestrantes e participantes – Contratação de hospedagem para os palestrantes, participantes e equipe envolvida na organização do evento.
  

• Plano de acomodações – Organização das reservas de hospedagem, considerando número de quartos, tipo de acomodação e serviços oferecidos.
  

• Catering ou serviço de buffet – Fornecimento de alimentação e bebidas para os participantes durante o evento.
  

• Coffee Break - Intervalo para café e networking. Em alguns eventos, existem também os Pipi breaks (pausas apenas para ir ao banheiro)
  

• Mapa do evento – Desenho em um papel ou no computador com a planta baixa do local do evento. É bom ter este tipo de desenho para pensar na montagem e disposição do mobiliário e equipamentos.
  

• Backdrop - É uma estrutura de fundo, geralmente utilizada em eventos para servir como cenário, suporte para exposição dos logos dos patrocinadores. Ele é frequentemente colocado atrás de palestrantes, painéis ou áreas de interação e fotos.
  

• Backstage - Área reservada para organização e suporte técnico.
  

• Backup de equipamentos – Equipamentos reservas, como microfones e projetores, para substituir eventuais falhas durante o evento.
  

• Bag de produção ou cartucheira – Imagine um cinturão do Batman, só que para produtores de eventos. Pode ser um cinturão ou uma pochete. Uma ou mais pessoas da produção podem carregar itens que sempre são utilizados em eventos grandes. Exemplo: Durex, canetas, tesoura, fita isolante, fita dupla-face, abraçadeiras, fitas enforca gato, estilete, pendrive, adaptadores, lanterna, mini kit de costura com agulha, linha...
  

• Rider Técnico - Lista de exigências técnicas de um palestrante ou atração.
  

• Save the Date - Aviso prévio da data do evento antes do convite oficial. É comum enviar para os participantes uma arte digital com o escrito Save the Date. Em português seria algo como “Deixe esta data reservada”.

3. Participantes e Gestão de Convidados

• Audiência-alvo – Público específico que se deseja atingir com o evento.
  

• Gestão de convidados – Processo de organização e acompanhamento dos convidados durante o evento.
  

• Credenciamento de participantes – Processo de inscrição e distribuição de crachás ou materiais de identificação.
  

• Ponto de chegada de participantes – Área ou ponto específico de recepção dos participantes na entrada do evento.
  

• Kit de boas-vindas – Conjunto de materiais entregues aos participantes, como crachás, agendas e brindes.
  

• Merchandising (Merch) - Brindes e produtos promocionais distribuídos durante o evento.
  

• Dos and Don'ts – Manual do participante ou guia de conduta. Muitas empresas enviam aos participantes um conjunto de recomendações específicas, que podem incluir orientações sobre vestuário, comportamentos esperados e restrições, como gastos extras, visando garantir o bom andamento e a organização do evento.

  
  

• Follow-up - Contato pós-evento para fazer pesquisa de satisfação ou para manter o relacionamento com os participantes.

4. Formatos e Capacitação

• Palestra de vendas – Apresentação que tem duração curta. O tempo de palestra pode ser 30 minutos, 1 hora, 1 hora e meia, até 2 horas (Mais do que duas horas, deixa de ser palestra). Este é o formato mais comum.
  

• Convenção de vendas - As convenções empresariais são comuns para lançamento de metas, premiações, palestras de vendas e integração de equipes. Existem também as convenções setoriais que servem para fortalecer redes de contato e discutir tendências do mercado.
  

• Oficina de vendas – Sessão prática onde os participantes praticam técnicas de vendas.
  

• Workshop de vendas – Parecido com palestra, porém com exercícios práticos e duração mais longa. É comum que alguns workshops tenham duração média de 4 horas, sendo duas apresentações de 1 hora e meia ou duas apresentações de 2 horas. Alguns workshops podem durar um dia inteiro.
  

• Seminário – Normalmente um seminário tem uma discussão um pouco mais acadêmica e envolve vários palestrantes.
  

• Congresso -  Grande evento, com diversos formatos (palestras, painéis, workshops) e duração de vários dias.
  

• Kickoff de Vendas - Evento estratégico realizado no início do ano (ou de um novo ciclo comercial) para alinhar, motivar e capacitar a equipe de vendas. O Kickoff normalmente não é um evento para chamar atenção de problemas. É um evento que deve ter um tom mais motivacional.
  

• Capacitação de equipe de vendas – Treinamento e desenvolvimento de habilidades para melhorar o desempenho da equipe de vendas.
  

• Feedback de participantes – Comentários e avaliações feitas pelos participantes após o evento.
  

• Habilidades de apresentação – Competências necessárias para apresentar de forma eficaz em um evento ou convenção de vendas.

  
  

• Q&A (Questions & Answers) -  Sessão de perguntas e respostas

5. Palestrantes e comunicação

• Palestrante – Profissional que ministra palestras ou apresentações em eventos.
  

• Palestrante de vendas – Profissional que em sua palestra apresenta técnicas e ferramentas para melhorar as vendas.
  

• Mestre de cerimônias – Profissional responsável por conduzir o evento, apresentando palestrantes, comunicando recados e avisos e garantindo o cumprimento do cronograma.
  

• Keynote Speaker – O mesmo que palestrante. Em alguns eventos, o Keynote Speaker é o apresentado da palestra principal, que abre ou fecha o evento.
  

• Contrato de palestrante – Acordo formal entre o organizador do evento e o palestrante, definindo direitos, responsabilidades e honorários.

6. Tecnologia e inovação

• Tecnologia de evento – Ferramentas e sistemas utilizados para otimizar a organização de eventos, como plataformas de inscrição, e streaming.
  

• Tecnologia de transmissão ao vivo (Live Streaming) – Utilização de plataformas digitais para transmitir ao vivo as apresentações e palestras do evento.
  

• Recursos audiovisuais – Equipamentos utilizados para apresentar conteúdo em eventos, como projetores, microfones, timer para os palestrantes, monitor de retorno para os slides etc.
  

• Projeção de Slides – Processo de exibir slides, apresentações ou vídeos usando projetores, TVs ou painéis de LED durante palestras ou workshops.
  

• Apresentador – Equipamento utilizado pelo palestrante para passar os slides.
  

• Laser Pointer – Equipamento utilizado pelo palestrante com luz de laser para destacar algo que está na tela. Obs: A maioria dos feixes de laser não funcionam com painel de LED.

7. Marketing e Patrocínios

• Sponsorship – Patrocínio de uma empresa ou marca para apoiar um evento.
  

• Gestão de patrocinadores – Coordenação de patrocinadores, apoiadores e parceiros do evento. É bom que alguém fique responsável por garantir a visibilidade e cumprimento do que for acordado com os patrocinadores.
  

• Produção de material de divulgação – Criação de materiais promocionais, como banners e folhetos. Criação de vídeos e artes digitais para divulgação pré e pós-evento
  

• Feira de vendas – Evento onde produtos ou serviços são exibidos para potenciais clientes.

8. Aspectos de segurança e logística final

• Plano de segurança de evento – Estratégia para garantir a segurança dos participantes, incluindo controle de acesso, vigilância e serviços de emergência.
  

• Gestão de entrada e saída de participantes – Planejamento das rotas e processos para garantir a entrada e saída eficiente dos participantes.
  

• Sala de imprensa – Espaço dedicado para a cobertura de mídia durante o evento, com infraestrutura para jornalistas e blogueiros.
  

• Camarim – Local para que os palestrantes possam ter um momento de concentração e descanso. Ideal que tenha banheiro.
  

• Estratégia de transporte para participantes – Planejamento e organização de transporte (ônibus, vans, carros executivos etc.) para levar os participantes até o evento, hotel ou outro local.

9. Pós-Evento e avaliação

• Avaliação pós-evento – Processo de análise de feedbacks dos participantes após a realização do evento.

  
  

• Staff de apoio – Equipe de colaboradores responsáveis por dar suporte durante o evento, como guias, recepcionistas e assistentes.

Leandro Branquinho dando Palestra de Vendas em evento da AB Mauri

Faltou alguma palavra ou expressão? Conte para mim?

Para que o evento seja um sucesso

Ao organizar uma convenção de vendas, é muito importante entender todos os aspectos envolvidos.

Todo mundo que organiza um evento, espera que tudo aconteça da melhor maneira possível.

Este glossário serve como um recurso valioso para garantir que você esteja familiarizado com os termos e conceitos importantes. O objetivo é te ajudar a conduzir um evento bem-sucedido.

Não sei se você sabe, mas não sou organizador de eventos.

Sou um palestrante de vendas que já participou de centenas de eventos ao longo de mais de 20 anos.

Eu tive a ideia de criar este blog com este glossário porque sei que muitas pessoas que organizam eventos empresariais estão fazendo isto pela primeira vez.

Espero que tenha sido útil

Bom evento!

PS: Para me levar para sua empresa ou para o seu evento corporativo, faça uma cotação pelo WhatsApp 11- 93950-9932

Para ver algumas reportagens que já foram publicadas sobre o meu trabalho, clique no link abaixo: O palestrante de vendas na mídia

Leandro Branquinho em evento da AB Mauri