O papel da equipe de apoio na convenção de vendas: bastidores que fazem a diferença
- Thamires Silva
- Aug 7
- 8 min read
Quando você pensa em uma convenção de vendas, qual é a primeira imagem que vem à cabeça?
O palco iluminado?
O palestrante carismático?
O coffee break recheado de networking?
Tudo isso é importante, claro. Mas nada disso funciona sem um fator que muita gente esquece de valorizar: a equipe de apoio.
Nos bastidores, existe um time que faz a mágica acontecer (e que, muitas vezes, só é lembrado quando algo dá errado). São essas pessoas que garantem que o credenciamento funcione, que o microfone esteja no volume certo, que o palestrante entre no palco no tempo certo, e que o público tenha uma boa experiência do começo ao fim.
Para entender melhor como esse time age nos bastidores, o Leandro Branquinho conversou com Iara Ferrari, profissional de eventos que já viveu de perto os desafios e soluções que fazem toda a diferença na organização de um evento.
O Primeiro Passo: alinhar propósito e expectativa com a Equipe de Apoio
Antes de pensar no palco, na decoração ou até nos brindes, existe um passo que define o sucesso (ou fracasso) de qualquer convenção: alinhar a equipe de apoio aos objetivos do evento.
Pode parecer óbvio, mas muitos organizadores subestimam esse momento. E, segundo Iara Ferrari, esse alinhamento vai muito além de uma simples reunião de briefing.
“A gente precisa compartilhar com o staff qual é o nosso principal objetivo com aquele evento. Qual a missão da empresa? Quais são os valores? O que é que a gente preza naquele evento? O que é que a gente quer transmitir para o público?”, explica Iara.
Ela conta que, nos eventos em que trabalhou, o treinamento da equipe de apoio sempre começa com essa clareza: “No caso do Cariri Summit, por exemplo, fizemos um treinamento explicando que o objetivo era entregar a melhor experiência possível. Não só para os participantes, mas também para os palestrantes e patrocinadores.”
Esse alinhamento de propósito garante que todos estejam olhando para o mesmo ponto. “Todo mundo tem que andar no mesmo objetivo para que a gente consiga alcançar as expectativas e as metas do evento”, reforça Iara.
Não se trata apenas de listar tarefas, mas de fazer com que cada membro da equipe entenda a importância do seu papel dentro do todo. Quando a equipe de apoio entende o porquê está fazendo, a execução se torna muito mais eficiente e engajada.
Bastidores: quando a agilidade do staff salva o evento
Imprevistos fazem parte da rotina de quem organiza eventos. E é justamente nos bastidores que esses desafios precisam ser resolvidos, de forma rápida e sem alarde.
Iara Ferrari trouxe exemplos reais de situações em que a equipe de apoio foi decisiva para contornar problemas.
“A gente sempre tem muito problema com questão, por exemplo, de prazo”, conta Iara.
“Vou dar um exemplo agora do Cariri: a gente teve um probleminha com o nosso prazo de entrega dos materiais. E aí nossa equipe de staff, nossa equipe de apoio, todo mundo se ajudou, todo mundo fez um plano ali, de processo, para que a gente pudesse chegar ao final, fazer tudo direitinho, realizar todos os materiais de credenciamento, material gráfico do evento, em tempo recorde, para a gente conseguir finalizar tudo e abrir o nosso credenciamento.”
Segundo Iara, o segredo para resolver situações como essa é a agilidade do time. “Quando está todo mundo muito bem alinhado, muito bem direcionado, funciona perfeitamente bem.”
Outro desafio recorrente nos bastidores é a questão do credenciamento. “Até mesmo os maiores eventos ainda sofrem com essa dificuldade. Às vezes, o sistema dá um pane, cai, não consegue suportar a quantidade de pessoas fazendo os acessos.”
No Cariri Summit 2025, por exemplo, o time precisou agir rápido. “A gente teve um probleminha com a nossa tecnologia, o sistema deu um pane, mas rapidinho o staff foi lá, a gente arrumou quatro notebooks, viu que teve um probleminha no telefone iOS, não conseguia baixar o aplicativo, não conseguia fazer bipagem no iPhone, então a gente foi fazendo pelo telefone Android.”
Para Iara, o fator determinante para que tudo funcione é o preparo da equipe. “O staff sendo muito bem alinhado, muito bem posicionado, muito bem treinado, todo mundo já é muito ágil. Todo mundo já sabe o que tem que fazer para ajudar naquele evento, solucionar aquela situação.”
Interação com Palestrantes: preparação e postura da Equipe de Apoio
Um evento de vendas não se faz sozinho. E quando se trata da relação entre palestrantes e equipe de apoio, o segredo está na preparação e no entendimento do papel de cada um.
Para Iara Ferrari, o primeiro passo é simples, mas fundamental: “É principalmente explicando o intuito daquela equipe de apoio ali, explicando para eles o porquê que eles têm que estar ali, a importância deles ali, a importância de dar uma atenção maior aos nossos palestrantes.”
Ela reforça que a equipe precisa entender seu papel de suporte: “Explicar e treinar de forma correta para que eles entendam que eles ali estão para auxiliar, para ajudar em tudo que o palestrante precisar, até porque a gente sabe que algumas coisas podem acontecer, alguns desconfortos podem acontecer e isso a gente sempre tem que estar muito preparado.”
A dica da Iara é clara: “Chama o seu staff um pouco antes do evento. Na verdade, uns dois a três, quatro dias antes do evento. Se for na mesma cidade, já junta o staff uns 15 dias antes do evento, já vai treinando, vai passando informações.”
Ela também destaca a importância de orientar principalmente os mais jovens da equipe: “Informando que principalmente pessoas mais novas têm que manter um respeito, têm que manter uma postura para a gente não ter nenhum desconforto com os nossos palestrantes, com as esposas dos palestrantes, com as pessoas que estão acompanhando, com ninguém, até mesmo para as pessoas do próprio staff.”
Como inspirar a equipe a ter o mesmo comprometimento
Mais do que repassar tarefas, liderar uma equipe de apoio é saber inspirar. Para Iara Ferrari, esse é um dos pontos mais importantes de qualquer evento:
“A parte mais importante do evento é quando a gente passa e transmite o que a gente sente, o nosso intuito, o nosso objetivo.”
Segundo ela, inspirar o staff começa mostrando a importância do evento e o papel de cada pessoa ali envolvida: “Mostrar o quão a gente está ali lutando para fazer acontecer aquele evento, mostrar que as pessoas no apoio são tão importantes quanto a gente que está na organização. Porque elas que vão recepcionar os nossos participantes, os nossos palestrantes.”
Ela reforça que o staff representa diretamente a imagem da empresa: “Elas são a linha de frente, elas que estão carregando o nome maior da empresa, de uma certa forma, porque são quem recepcionam, que dão um bom dia, dão uma boa tarde.”
Para que o comprometimento floresça, é essencial que o propósito do evento seja compartilhado com clareza: “Quando a gente passa o nosso principal foco, nosso principal objetivo, o que a gente sente, o que a gente tá ali pra fazer, a nossa missão, as pessoas conseguem entender o quão importante elas cultivarem esse comprometimento que não fica somente entre a gente.”
Iara acredita que o impacto do evento vai além do dia da convenção: “Mostrar que o evento é feito pra agregar na vida das pessoas, pra trazer uma experiência diferente pra aquela região, uma oportunidade de conhecimento, de fazer negócios, fomentar mais ainda os negócios, as conexões, a economia da cidade.”
E esse sentimento deve alcançar toda a rede de apoio: “Desde a pessoa que está limpando o ambiente até a pessoa que está ali em um cargo mais alto, mais elevado... desde o som, telão, limpeza, quem está reabastecendo o freezer, nossos terceirizados, nosso staff de credenciamento, recepcionista, enfim. Tudo isso tem que estar muito bem alinhado com o que a gente sente e qual o objetivo da gente naquele evento.”
Por fim, ela destaca que o exemplo começa em quem lidera: “Para a gente inspirar, primeiro a gente tem que gostar. Acredite, quando a gente faz o que a gente ama, o que a gente gosta muito, o que a gente se sente confortável em fazer, é nítido para as outras pessoas que a gente está fazendo aquilo com muito carinho.”
E completa com um conselho direto: “Inspire, principalmente quando a gente se torna pessoas humildes e pessoas que têm uma capacidade de reconhecer as nossas falhas. Falar de forma correta, não ser tão rude, ser exigente de uma forma correta, até onde a gente tem que ser, para que a gente possa manter ali um equilíbrio entre manter um pulso firme (porque tem que ter sim), e também ter uma certa flexibilidade. Acredito eu que assim a gente consegue inspirar muito mais.”
Cuidados e práticas para evitar contratempos
Mesmo com o melhor planejamento do mundo, imprevistos podem acontecer. E é justamente por saber disso que Iara Ferrari reforça: o segredo está na antecipação.
A principal dica dela é clara: “Organizar tudo com muita antecedência, setorizar. Colocar uma pessoa responsável por cada setor, porque se uma única pessoa centraliza tudo nela, ela não consegue fazer tudo com muita excelência. Pode até conseguir, mas vai gastar muito mais energia e vai deixar de vender, vai deixar de fazer a parte administrativa, a parte financeira, a parte organizacional, a parte operacional.”
Ao dividir responsabilidades, o olhar da equipe se torna mais atento aos detalhes: “Quando a gente consegue setorizar cada parte, a gente consegue olhar com mais tranquilidade e com um olhar mais crítico para cada área. Se a gente olha para um todo, fica muito difícil de olharmos os pequenos detalhes.”
Ela também recomenda o uso de checklists em diferentes momentos do processo: “Checklist de 15 dias, de 8 dias, de 5 dias, de 2 dias, no dia do evento... do que você vai precisar olhar, do que você vai precisar fazer, o que você vai precisar reorganizar, quais são as informações que você tem que passar.”
E o trabalho não termina quando o evento acaba: “Fazer também um checklist do pós-evento é muito importante. No pós-evento, a gente tem que estar ali já acompanhando todo o nosso pessoal, o nosso público. A gente tem que estar fazendo aquele remarketing, fazendo aquela mensagem de agradecimento, que é muito importante.”
Por fim, Iara lembra que tudo isso só funciona com uma equipe bem treinada: “Tem que treinar a equipe, tem que fazer com que a equipe esteja andando no mesmo caminho que você, pra que não tenha nenhum erro com o pessoal do staff, da rede de apoio, do credenciamento, pra que o evento possa percorrer perfeitamente bem.”
Os bastidores também são palco
Nem todo mundo vê. Nem todo mundo valoriza. Mas quem já organizou uma convenção de vendas sabe: sem uma equipe de apoio bem treinada, alinhada e inspirada, o evento simplesmente não acontece.
Como mostrou a conversa com Iara Ferrari, o staff não está ali apenas para executar tarefas, ele representa a alma do evento.
São essas pessoas que dão o primeiro bom dia ao participante, que resolvem imprevistos sem alarde e que seguram a estrutura com eficiência, carinho e profissionalismo.
Investir em treinamento, comunicação e organização com antecedência é o caminho mais seguro para evitar contratempos e garantir que tudo aconteça como planejado, mesmo quando os bastidores forem desafiadores.
No fim das contas, a melhor convenção não é aquela que brilha só no palco.
É a que também brilha, mesmo em silêncio, por trás das cortinas.
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