Checklist Completo para Organizar uma Convenção de Vendas Perfeita
- Leandro Branquinho - Palestrante de Vendas
- Mar 14
- 10 min read
Organizar uma convenção de vendas de sucesso exige planejamento e atenção a cada detalhe.
Para garantir que nada passe despercebido, preparei um checklist completo com todas as etapas essenciais para criar um evento memorável e altamente produtivo.
Antes, confira a opinião do proprietário da maior empresa de eventos corporativos de Minas Gerais sobre a realização de convenções de vendas:
Leandro Branquinho - Com base na sua experiência, quais são os maiores desafios na organização de uma convenção de vendas e como superá-los?
Jair Vidal (JFV Eventos) - O maior desafio é encontrar gente competente e que soma. Tem muita gente boa que ficou no passado e muita gente nova competente hoje. Eu fico monitorando tudo que é palestrante, vejo os trabalhos, vejo se vai agregar. Na organização são muitas coisas que nós temos que tomar cuidado. Uma tomada ruim pode comprometer um grande evento.
LB - Tem algum detalhe que muitas vezes é subestimado, mas faz toda a diferença para o sucesso do evento?
Jair – Se um microfone falhar ou um projetor falhar, é aí que você percebe a importância de um técnico de som, de uma boa equipe de áudio visual. A minha empresa, a JFV, trabalha com os mesmos fornecedores há muito tempo.
Checklist para uma convenção de vendas de sucesso
1. Planejamento Estratégico
O sucesso de uma convenção de vendas começa muito antes do evento em si. O planejamento estratégico garante que todas as decisões sejam bem fundamentadas e alinhadas aos objetivos da empresa.
Uma convenção de vendas de sucesso começa muito antes do evento: no planejamento bem-feito, na visão clara e na execução impecável.
( ) Defina os objetivos principais
Determine o propósito central do evento. Pode ser motivação da equipe, treinamento, lançamento de produtos, premiação dos melhores vendedores ou alinhamento estratégico para o próximo período. Ter objetivos claros ajuda a estruturar a programação e medir os resultados.
( ) Saiba o que medir (Indicadores-chave de desempenho - KPIs)
Assim que definir os objetivos, crie métricas para avaliar o sucesso do evento, como engajamento dos participantes, impacto nas vendas pós-evento e feedbacks.
( ) Defina um orçamento detalhado Considere todos os custos envolvidos, incluindo:
Aluguel do local (se for presencial) ou plataforma (se for online).
Palestrantes e facilitadores.
Equipamentos audiovisuais e tecnologia.
Brindes, materiais promocionais e kits para os participantes.
Alimentação e logística.
Hospedagem e transporte (se necessário).
( ) Escolha o formato do evento Defina se a convenção será presencial, online ou híbrida. Cada formato tem desafios e vantagens:
Presencial: Maior interação e engajamento, mas exige mais custos e logística.
Online: Reduz custos e amplia alcance, mas o maior desafio é o engajamento.
Híbrido: Combina as vantagens dos dois formatos, mas exige mais planejamento tecnológico.
( ) Defina o público-alvo e faça uma previsão de adesão
Leve em consideração o seguinte:
Quantidade de participantes esperados.
Perfis dos vendedores e equipes envolvidas.
Regionalização (se é uma convenção nacional ou segmentada por regiões).
( ) Crie um cronograma detalhado
Organize todas as fases do evento, incluindo:
Definição do conceito e tema da convenção.
Escolha de palestrantes e conteúdos principais.
Reserva do local ou contratação da plataforma digital.
Definição de materiais de apoio e brindes.
Planejamento da divulgação e engajamento pré-evento.
Execução no dia do evento.
Ações de pós-evento e follow-up.
Envolva a liderança: Para garantir que todos participem, consiga o apoio dos diretores e gestores comerciais desde o início do planejamento.
Dica: Tenha um plano B para lidar com imprevistos, como cancelamento de palestrantes ou problemas técnicos.
2. Organização da Programação
Para uma convenção de vendas ser incrível, você precisa de uma programação dinâmica e envolvente. O ideal é equilibrar aprendizado, motivação e interação.
O segredo está em construir um evento fluido, sem momentos muito monótonos ou cansativos demais.
( ) Defina os temas principais e os tópicos abordados
Escolha um tema central para a convenção, que guie o tom do evento (exemplos: "Alta Performance em Vendas" - "O Profissional do Futuro" - "Tropa de Elite das Vendas" - "Juntos somos mais fortes").
Escreva quais devem ser os principais conteúdos. Alinhe com os departamentos e lideranças na empresa.
( ) Escolha e contrate os palestrantes
Defina quais serão os palestrante externos (especialistas de mercado, grandes nomes da área de vendas, influenciadores do setor ).
Defina quais serão os palestrantes internos (líderes, gerentes comerciais, diretores).
Confirme a disponibilidade deles com antecedência.
Faça uma reunião de alinhamento (briefing) com os palestrantes para garantir que o conteúdo esteja de acordo com os objetivos do evento.
( ) Estruture as sessões do evento:
Palestras inspiradoras - Podem ser motivacionais, sobre novidades e ferramentas ou sobre tendências de mercado.
Painéis Interativos - Discussões tipo bancada no palco com diferentes especialistas, permitindo perguntas da plateia.
Treinamentos práticos – Workshops ou atividades mão na massa para reforçar técnicas e habilidades.
Momentos de networking – Espaços para que os participantes troquem experiências e contatos.
Coffee breaks e intervalos estratégicos – Importantes para manter o público engajado sem cansar.
( ) Determine a duração de cada atividade
Evite fazer apenas palestras muito longas (O ideal é intercalar palestras de 1 hora e meia com palestras de 30 minutos).
Intercale conteúdos mais densos com atividades leves para manter o ritmo.
Reserve tempo para perguntas e interação com a plateia.
( ) Inclua momentos de reconhecimento e premiação
Destacar os melhores vendedores do período.
Criar categorias de premiação (melhor crescimento, maior número de clientes conquistados, maior positivação, inovação etc.).
Usar esses momentos para reforçar a cultura da empresa e motivar a equipe.
( ) Adicione surpresas e elementos diferenciados
Convide um palestrante surpresa ou um convidado especial (Exemplo: Ex-funcionários que são queridos, um empresário local, um digital influencer)
Atividade de gamificação, sorteios ou desafios ao longo do evento para manter o engajamento.
Se possível, finalize o evento com uma experiência marcante (um show, um vídeo inspirador, um presente simbólico).
Dica: Alterne conteúdos inspiradores e técnicos para manter a energia do evento alta.
Uma vez, fiz o treinamento no Disney Institute na California. Quando algum aluno dava alguma contribuição útil, o professor dava de presente um personagem da Disney em miniatura. Colecionar as brinquedinhos virou uma competição muito bacana.
3. Escolha e Preparação do Local
Se a convenção de vendas for presencial ou híbrida, a escolha do espaço pode fazer muita diferença. É muito importante que quem for participar da convenção tenha uma boa experiência.
O local deve ser confortável, acessível e ter todos os equipamentos para garantir que tudo ocorra sem imprevistos.
( ) Escolha um local estratégico e acessível
Dê prioridade para locais próximos a aeroportos, rodoviárias ou de fácil acesso para participantes de outras cidades.
Veja a disponibilidade de estacionamento ou parcerias com aplicativos de transporte locais.
Verifique opções de hospedagem próximas, no caso de haver participantes de fora.
( ) Analise a estrutura do espaço
Conforto: Cadeiras ergonômicas, ventilação adequada, ar condicionado e espaço suficiente para acomodar todos com conforto.
Palco e iluminação: Uma boa visibilidade para todos os participantes e um palco para os palestrantes.
Salas para workshops e atividades paralelas: Se houver treinamentos ou reuniões menores, é bom que o espaço tenha salas extras.
Banheiros e áreas de descanso: Infraestrutura suficiente para evitar filas muito longas e desconfortos.
( ) Garanta um suporte tecnológico eficiente
Teste os equipamentos de som e projeção antes do evento.
Certifique-se de que há técnicos de suporte no local.
Para eventos híbridos, garanta uma boa conexão de internet e equipamentos de transmissão ao vivo (câmeras, microfones, plataforma de streaming).
( ) Confirme fornecedores de alimentação, decoração e brindes
Escolha um serviço de coffee break e refeições de qualidade, verifique restrições alimentares dos participantes.
Planeje a identidade visual do evento com elementos de decoração que reforcem a marca e o tema da convenção.
Prepare kits de boas-vindas com materiais úteis (bloco de anotações, caneta, crachá, brindes personalizados).
( ) Organize a logística de credenciamento
Utilize um sistema de inscrição antecipada para agilizar o check-in.
Disponha de totens de autoatendimento ou uma equipe treinada para evitar filas.
Ofereça crachás personalizados para facilitar a identificação e networking.
( ) Realize um checklist final e visitas técnicas
Faça pelo menos uma visita técnica ao local para testar tudo na prática.
Mantenha contato com os responsáveis pelo espaço e fornecedores para ajustes finais.
Tenha um plano B para emergências (como quedas de energia ou problemas técnicos).
Dica: Faça uma visita técnica ao local antes do evento para testar tudo pessoalmente.
4. Divulgação e Engajamento Pré-Evento
A comunicação antes da convenção de vendas é muito importante para garantir a adesão do público, gerar expectativa e engajamento. Um evento bem promovido cria um clima de entusiasmo e aumenta o impacto da experiência.
( ) Crie uma identidade visual forte para o evento
Desenvolva um tema visual que faça sentido com os objetivos da convenção.
Produza logo, banners, templates para redes sociais e materiais digitais personalizados.
Se possível, crie um slogan marcante para reforçar a mensagem principal do evento.
( ) Divulgue o evento em múltiplos canais
E-mail marketing: Envie o convite do evento e faça um cronograma de lembretes.
WhatsApp e redes sociais internas: Crie grupos ou listas de transmissão para manter os participantes por dentro das novidades.
Plataformas corporativas: Se a empresa usa intranet ou ferramentas como Slack e Teams, utilize esses meios para reforçar a comunicação.
( ) Gere expectativa nos participantes
Teasers e vídeos curtos: Apresente os palestrantes, compartilhe depoimentos de eventos anteriores e reforce os benefícios de participar.
Bastidores da organização: Compartilhe fotos e vídeos do planejamento para mostrar o que está por vir.
Spoilers do evento: Dê pequenas prévias das palestras, prêmios ou atividades especiais.
( ) Crie uma contagem regressiva
Utilize e-mails, posts e banners internos para avisar quantos dias faltam para o evento.
Envie mensagens pelo Whats do tipo: "Faltam 10 dias para a maior convenção de vendas do ano! Está preparado?"
( ) Incentive a participação ativa antes do evento
Sorteios e desafios para os primeiros inscritos.
Gamificação pré-evento: Criação de quizzes ou desafios sobre o tema da convenção, com premiações.
Envolvimento dos líderes: Peça para gestores incentivarem suas equipes a participarem ativamente.
( ) Facilite o acesso às informações
Crie uma página ou hotsite exclusivo com programação, biografia dos palestrantes e FAQs.
Envie um guia digital para os participantes com orientações sobre o evento.
( ) Mantenha o engajamento até o último minuto
Reforce os últimos lembretes com chamadas do tipo "Você não pode perder isso!"
Envie mensagens personalizadas no dia anterior para confirmar a presença.
No caso de eventos híbridos/online, garanta que os links de acesso sejam enviados com antecedência.
Antes de eventos híbridos ou online, peça para os participantes instalarem e testarem os softwares que serão utilizados (Zoom, Teams ou outro).
Se possível, crie um grupo temporário no WhatsApp para compartilhar novidades e interagir com os participantes.
5. Execução no Dia do Evento
No dia da convenção de vendas, a organização precisa ser impecável para garantir que tudo ocorra do jeito que foi planejado. ( ) Monte uma equipe de suporte bem treinada
Divida a equipe em funções específicas, como credenciamento, apoio técnico, atendimento aos participantes e logística.
Oriente todo mundo sobre o cronograma e os principais pontos de atenção e cuidados.
Se o evento for muito grande, tenha um ponto de apoio para resolver de dúvidas ou problemas dos participantes.
( ) Garanta que toda a tecnologia esteja funcionando perfeitamente
Teste equipamentos de som, iluminação e projeção antes do início do evento.
Verifique a qualidade da conexão de internet para transmissões ao vivo, caso o evento seja híbrido.]
Tenha um plano B para problemas técnicos, como microfones reserva e geradores de energia.
( ) Tenha um mestre de cerimônias ou apresentador experiente
Escolha um profissional que tenha boa comunicação e carisma para conduzir o evento de forma dinâmica.
O mestre de cerimônias deve ter jogo de cintura para fazer a transição de uma palestra para outra sem dispersar o público.
Se possível, utilize um moderador para painéis e debates. Assim as discussões vão ser organizadas e produtivas.
( ) Monitore o tempo de cada palestra e atividade
Defina um tempo máximo para cada apresentação e avise os palestrantes sobre o limite.
Utilize relógios ou placas para indicar o tempo restante.
Mantenha pausas estratégicas para evitar cansaço do público e manter a energia alta.
( ) Incentive a participação ativa do público
Tenha momentos para perguntas perguntas da plateia e interações ao final das palestras.
Utilize ferramentas de enquetes ao vivo para envolver o público (Conheço duas: Mentimeter e Slido (links ao final do texto).
Crie dinâmicas de grupo, desafios e sorteios ao longo do evento para aumentar o engajamento.
( ) Esteja preparado para imprevistos
Tenha uma equipe de apoio pronta para resolver problemas rapidamente.
Prepare kits de emergência (cabos extras, durex, tesoura, fita isolante, pendrive, pilhas, materiais de reposição).
Se for possível use um canal de comunicação interno entre a equipe para ajustes em tempo real.
( ) Finalize o evento com impacto
Faça um encerramento memorável, reforçando os aprendizados e os próximos passos para a equipe.
Se possível, inclua um vídeo de highlights com os melhores momentos do evento.
Agradeça a presença de todos e reforçe o convite para a próxima edição.
6. Pós-Evento: Avaliação e Follow-Up
O trabalho não termina quando a convenção acaba. Para que o evento tenha um impacto maior, é muito importante medir os resultados, pegar feedbacks e transformar aprendizados em ações concretas.
( ) Envie uma pesquisa de satisfação para os participantes
Pergunte sobre a qualidade do conteúdo, estrutura do evento, palestrantes e organização geral.
Use perguntas fechadas e abertas para identificar pontos positivos e oportunidades de melhoria.
Ofereça um incentivo (como um brinde digital ou sorteio) para aumentar a taxa de resposta.
( ) Analise os indicadores de sucesso
Taxa de participação (quantidade de inscritos vs. presentes).
Engajamento do público (interações, perguntas, uso de hashtags, postagens espontâneas nas redes sociais).
Impacto no desempenho da equipe (feedback de gestores sobre mudanças observadas após o evento).
Retorno sobre o investimento (ROI) considerando custos vs. benefícios gerados.
( ) Compartilhe um resumo do evento
Envie um e-mail ou newsletter pós-evento com os principais insights e destaques (Por falar em newsletter, você conhece a minha? Ideias Poderosas de Vendas
Compartilhe fotos e vídeos nas redes sociais internas e externas.
Se possível, disponibilize um e-book ou apresentação com os aprendizados mais valiosos.
( ) Crie um plano de ação baseado no aprendizado da convenção
Identifique quais insights podem ser aplicados imediatamente na equipe de vendas.
Faça uma reunião de alinhamento para discutir os principais aprendizados.
Incentive cada equipe a definir metas práticas baseadas no conteúdo da convenção.
( ) Comece a planejar a próxima edição
Identifique pontos de melhoria a partir do feedback recebido.
Analise o que funcionou bem e o que pode ser ajustado na próxima edição.
Se possível, defina uma data aproximada para que os participantes já possam começar a se organizar.
Checklist Rápido para sua Convenção de Vendas ✅
( ) Objetivo e orçamento definidos
( ) Programação estruturada
( ) Palestrantes confirmados
( ) Local adequado escolhido
( ) Divulgação feita
( ) Equipe de suporte organizada
( ) Testes técnicos realizados
( ) Avaliação pós-evento planejada
Faltou alguma coisa neste Checklist?
Se não faltou nada, agora é só me contratar como o palestrante de vendas da sua convenção. Será um prazer atender a sua empresa.
Como falei do Disney Institute, veja um vídeo com uma das histórias que aprendi no treinamento que participei: https://www.youtube.com/watch?v=NmzXY912bNM Ferramentas citadas para enquetes ao vivo: https://www.mentimeter.com/pt-BR
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