Checklist Estratégico: os fornecedores que fazem (ou quebram) uma Convenção de Vendas
- Thamires Silva
- Apr 30
- 5 min read
Não adianta: você pode ter o melhor palestrante do mundo no seu evento, mas se o microfone falhar ou o almoço atrasar, tudo desanda.
Quem já viveu isso sabe o quanto um detalhe mal resolvido pode comprometer a experiência inteira.
Eu não sou produtora de eventos, nem organizo convenções. Mas trabalhando ao lado do palestrante Leandro Branquinho, vi de perto como tudo precisa estar alinhado nos bastidores pra que o palco funcione.
O técnico de som chega antes de todo mundo.
A equipe de apoio confere se os kits de brindes estão completos.
O marketing tenta achar uma tomada pra carregar o celular e fazer stories sem perder o melhor momento. E o cerimonialista? Está lá atrás, respirando fundo antes de anunciar o próximo nome.
Neste artigo, reuni um checklist completo com tudo o que você precisa levar em conta na hora de contratar fornecedores para uma convenção de vendas. Do coffee break à tecnologia, da cenografia à segurança.
Serve tanto pra quem organiza quanto pra fornecedores que querem entender o que, de verdade, faz diferença na hora da entrega.
Porque uma convenção de vendas só é inesquecível quando tudo funciona. Inclusive o que ninguém vê.
Por que ter um Checklist de Fornecedores é essencial?
Se tem uma coisa que eu amo nessa vida, é checklist. Pode parecer simples, mas anotar tudo e ir dando check item por item é quase terapêutico. Além de ser uma forma muito eficiente de manter o controle (especialmente quando tudo pode acontecer ao mesmo tempo).
E nem precisa de nada complexo: um documento no Word ou uma planilha já resolve muita coisa.
Mas quando o assunto é contratar fornecedores para uma convenção de vendas, o checklist deixa de ser só um hábito e vira uma ferramenta de sobrevivência. Afinal, estamos falando de muitos detalhes, pessoas diferentes envolvidas e uma única chance de fazer tudo funcionar.
Ter um checklist te ajuda a:
Evitar imprevistos que poderiam ser previstos;
Comparar orçamentos com mais critério;
Não contratar por impulso só porque o fornecedor pareceu simpático;
Ser mais profissional e organizado aos olhos da equipe e dos parceiros;
Criar oportunidades de networking com quem realmente entende de evento corporativo;
Pode confiar: o “check” no papel evita o “perrengue” no dia do evento.
Os 7 fornecedores que fazem (ou quebram) sua Convenção de Vendas
Se tem uma coisa que a experiência mostra é: fornecedor bom não é só quem entrega o combinado. É quem resolve imprevistos sem drama, aparece antes do horário marcado e ainda sorri quando o Wi-Fi cai cinco minutos antes do evento começar.
Aqui vai um checklist direto ao ponto com os fornecedores que você não pode esquecer — e o que observar em cada um:
1. Espaço / Local do Evento
Capacidade adequada e confortável
Boa climatização
Acessibilidade para pessoas com mobilidade reduzida
Estacionamento fácil ou acesso próximo a transporte público
Horário de montagem e desmontagem liberado pela casa
2. Coffee Break e Alimentação
Variedade de opções (incluindo restrições alimentares)
Qualidade e apresentação dos alimentos
Pontualidade no serviço (nada de bolo chegando na hora da despedida)
Equipe cordial e bem treinada
Louças, copos, talheres — descartáveis ou reutilizáveis, mas bem escolhidos
3. Equipamentos de Áudio, Vídeo e Iluminação
Microfones lapela e de mão (de preferência testados com antecedência)
Projetores e telões com boa resolução
Iluminação que favoreça o palco e não cegue a plateia
Equipe técnica disponível durante todo o evento
Testes prévios com os palestrantes
4. Tecnologia e Interatividade
Wi-Fi estável para a equipe e, se possível, para os participantes
Sistema de enquetes ao vivo ou QR codes para engajamento
Aplicativo do evento (se houver) funcionando direitinho
Possibilidade de gravação ou transmissão online
5. Cenografia e Identidade Visual
Painéis instagramáveis, banners… tudo alinhado à identidade do evento
Palco com visual caprichado (simples, mas bem-feito já impressiona)
Brindes, kits, pastas e materiais impressos
Uniformes personalizados para quem for receber ou apoiar no evento
6. Fotografia e Vídeo
Profissionais experientes
Entrega rápida das fotos e vídeos pós-evento
Gravação de depoimentos e imagens espontâneas
Teaser ou vídeo-resumo para usar depois nas redes sociais ou apresentações
7. Segurança e Logística
Controle de entrada (crachá, lista de presença, pulseira — o que fizer sentido)
Equipe treinada para orientar e ajudar os participantes
Plano de emergência básico (sim, isso conta!)
Transporte e hospedagem dos palestrantes ou convidados especiais
Como separar os profissionais dos aventureiros
Por fora, todo fornecedor parece incrível. Mas na prática, é ali que a diferença entre o profissional e o aventureiro aparece. E olha… você não quer descobrir isso quando já for tarde.
Aqui vão algumas dicas pra te ajudar a contratar certo:
Peça portfólio e olhe com calma;
Converse com outros clientes e ouça o que eles têm a dizer;
Desconfie de preços baixos demais;
Formalize tudo por escrito;
Faça testes sempre que possível;
Cheque disponibilidade + plano B;
Priorize quem entende o universo corporativo;
Contrate quem veste a camisa do evento.
Um bom fornecedor não entrega só o serviço. Ele entrega tranquilidade.
Checklist Bônus:
copie, cole e use no seu próximo evento
Abaixo, você pode copiar e colar esse checklist no seu Word, Google Docs, bloco de notas ou Excel. O importante é começar a planejar com clareza:
✅ CHECKLIST DE FORNECEDORES PARA CONVENÇÕES DE VENDAS
1. ESPAÇO / LOCAL DO EVENTO
☐ Capacidade adequada
☐ Climatização confortável
☐ Acessibilidade
☐ Estacionamento ou transporte fácil
☐ Horário de montagem/desmontagem liberado
2. COFFEE BREAK / ALIMENTAÇÃO
☐ Variedade de alimentos e bebidas
☐ Opções para restrições alimentares
☐ Pontualidade na entrega
☐ Equipe educada e treinada
☐ Apresentação visual dos alimentos
☐ Louças e descartáveis adequados
3. ÁUDIO, VÍDEO E ILUMINAÇÃO ☐ Microfone bastão ☐ Microfone headset auricular
☐ Microfone de lapela para captar depoimentos ☐ Projetor / Telão de boa resolução ☐ Iluminação de palco ☐ Técnicos disponíveis durante o evento ☐ Testes prévios com palestrantes
☐ Computados ou notebook reserva
☐ Datashow para Slides com controle
4. TECNOLOGIA / INTERATIVIDADE
☐ Wi-Fi estável
☐ Sistema de enquetes ao vivo / QR Codes
☐ Aplicativo do evento funcional (se houver)
☐ Gravação ou transmissão online
5. CENOGRAFIA / IDENTIDADE VISUAL
☐ Painéis / banners
☐ Palco visualmente alinhado
☐ Brindes e materiais impressos
☐ Uniformes personalizados (se houver)
6. FOTOGRAFIA E VÍDEO
☐ Profissional com experiência em eventos
☐ Captação de bastidores e depoimentos
☐ Entrega rápida do material
☐ Teaser para redes sociais
7. SEGURANÇA E LOGÍSTICA ☐ Controle de entrada (crachás/pulseiras/lista) ☐ Equipe de apoio presente e bem treinada ☐ Plano de emergência e primeiros socorros ☐ Transporte e hospedagem de palestrantes/convidados
Um evento de sucesso começa muito antes do “Bom Dia, Gente!”
Você pode ter o melhor conteúdo do mundo, os melhores palestrantes e uma plateia sedenta por aprendizado. Mas se os bastidores falharem, tudo isso corre o risco de ser ofuscado por um microfone mudo, um coffee break bagunçado ou um brinde que nunca chegou.
A verdade é que quem brilha no palco só brilha porque tem uma equipe afiada por trás — e fornecedores comprometidos com cada detalhe.
Por isso, ter um checklist bem feito é mais do que organização: é cuidado com o evento, com a equipe e com o público.
E se você quer se aprofundar ainda mais no universo das convenções de vendas, vale conferir também:
E lembre-se: uma convenção impecável começa bem antes dos “aplausos”. Começa com um bom planejamento.
Thamires Silva Redatora
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