Convenção de Vendas com Baixo Orçamento: Como Fazer sem Gastar uma Fortuna
- Leandro Branquinho - Palestrante de Vendas
- Mar 13
- 6 min read
Updated: 2 days ago
Nem sempre temos o dinheiro que gostaríamos. De toda forma, uma convenção de vendas é um momento importante, concorda?
Tive a ideia de escrever este guia porque eu entendo que nem todas as empresas têm dinheiro sobrando.
Cheguei à conclusão de que é possível fazer um bom evento sem comprometer o orçamento da empresa. Para que a convenção de vendas se torne real, mesmo com pouco dinheiro, é necessário planejamento estratégico e criatividade.
Tem muita gente que acredita que para realizar bons eventos é necessário um grande investimento, mas a verdade é que com as escolhas certas, dá para oferecer uma experiência memorável sem estourar o caixa.
Se você quer organizar um evento motivador para sua equipe, mas precisa otimizar os custos, neste guia, vou te mostrar como fazer isso de forma eficiente.
1 - Defina um objetivo claro e foco no essencial
Antes de qualquer coisa, defina qual é o objetivo principal da convenção. Isso vai te ajudar a eliminar gastos desnecessários. Pergunte-se:
O evento será mais motivacional ou técnico?
Qual mensagem principal que precisa ser transmitida?
Quais elementos são realmente indispensáveis?
Um dos objetivos é preparar o time para vender mais?
Faça o básico: Elimine tudo o que não for essencial para atingir esse objetivo. Assim, você mantém o foco no que realmente importa.
2 - Escolha um local econômico (ou gratuito)
O aluguel de espaços pode representar um dos maiores custos do evento. Para economizar, existem algumas alternativas mais acessíveis:
Auditório da própria empresa ou sala de reuniões ampliada.
Parceria com fornecedores ou clientes que tenham um espaço disponível.
Universidades ou centros comunitários que alugam espaços por valores simbólicos.
Auditório de Associação Comercial, CDL ou outra entidade de classe.
Formato online... não é a mesma coisa que o presencial, porém é um método para diminuir gastos com infraestrutura.
Dica extra: Se precisar alugar um espaço em uma casa de festas, busque datas alternativas (dias de semana costumam ser mais baratos que finais de semana).
3 - Reduza Custos com Palestrantes
Contratar palestrantes celebridades pode ser caro, mas há maneiras de garantir conteúdo de qualidade sem gastar uma fortuna.
Convide líderes e gestores internos para compartilhar experiências.
Utilize vendedores de destaque da própria equipe para contar cases de sucesso.
Busque especialistas do setor que estão no início da carreira de palestrante.
Experimente palestrantes locais, reduzindo gastos com transporte e hospedagem.
Negocie uma parceria com o palestrante, pergunte se o palestrante aceita fazer uma diminuição no cachê em troca de poder fazer um pitch de vendas durante o evento.
Cuidado: Você pode economizar em muitas áreas, mas para uma convenção de vendas, a escolha dos palestrantes é a mais importante.
4 - Como conseguir parcerias e patrocínios
Segundo Marcus Bernardes, organizador de eventos com mais de 12 anos de experiência, as melhores estratégias para atrair patrocinadores e reduzir custos são:
Escolha um bom elenco de palestrantes, pois isso atrai patrocinadores naturalmente.
Defina um tema relevante, com um nome impactante.
Escolha um local bem localizado e com boa estrutura para gerar interesse.
Divulgue e comercialize patrocínios com antecedência, permitindo que empresas se organizem financeiramente para participar.
Ainda de acordo com Marcus, a programação do evento também é um fator-chave para o sucesso das parcerias. A ideia é convidar um ou outro patrocinador para ter de 10 a 15 minutos no palco para fazerem uma propaganda ou contar um case de sucesso.
5 - Erros comuns ao economizar demais
Quando o orçamento é baixo, reduzir custos é essencial porém, cortar gastos de forma equivocada pode atrapalhar a experiência e o impacto do evento.
Alguns erros que eu já vi sendo cometidos:
Escolher um local inadequado: Realizar a convenção em um espaço desconfortável, com infraestrutura precária, pode prejudicar o engajamento dos participantes.
Economizar excessivamente no coffee break: Embora não seja preciso um banquete, um lanche bem planejado contribui para a satisfação dos funcionários e evita dispersão.
Ignorar a interatividade: Eventos muito "acadêmicos", sem dinâmicas ou momentos de interação, podem se tornar monótonos e perder a atenção dos participantes.
Cortar custos na estrutura audiovisual: Som e imagem de baixa qualidade podem comprometer a compreensão das mensagens e tornar a experiência frustrante. Não precisa ter telão de LED. Se for para economizar, pode-se utilizar um projetor. Mas o projetor não pode ser ruim.
Não investir na identidade visual: Um evento visualmente desorganizado pode passar a impressão de amadorismo e desvalorizar o conteúdo apresentado.
O segredo é economizar com inteligência, garantindo que os cortes nos gastos não prejudiquem a qualidade da experiência.
6 - Enxugue Custos com Material Gráfico e Brindes
Materiais impressos e brindes podem pesar no orçamento. Existem soluções mais baratas e sustentáveis:
Materiais digitais, ao invés de imprimir, compartilhe o cronograma e as apresentações em PDFs e através de QR codes.
Substitua brindes caros por itens úteis e acessíveis, como e-books ou cupons de desconto.
Use templates gratuitos para criar identidade visual do evento (Trakto e Canva, por exemplo).
Crie crachás reutilizáveis para economizar em papelaria.
Incentive os participantes a compartilharem nas redes sociais usando uma hashtag do evento.
7 - Invista em Coffee Break Simples e Estratégico
A alimentação pode ser um gasto significativo, mas existem formas de reduzir custos sem comprometer a experiência dos participantes.
Negocie parcerias com padarias locais para descontos em troca de publicidade.
Opte por um coffee break simples: café, chá, sucos e alguns snacks econômicos.
Estabeleça um limite de consumo para evitar desperdício e custos extras.
Caso seja viável, peça para cada setor da empresa contribuir com algo.
Se o evento for curto, talvez não seja necessário um coffee break completo—um simples café com biscoitos pode ser suficiente.
Cuidado : Alguns hotéis obrigam os organizadores de eventos a contratarem o coffee break do próprio hotel. Normalmente, são muito mais caros do que os contratados por outras empresas.
Com organização, é possível deixar seu evento bem mais econômico. Por falar em organização, há alguns meses, escrevi um artigo sobre a organização que os vendedores precisam ter. Vendedor Organizado Vende Mais – Clique aqui para ler
Espero que este texto tenha lhe inspirado de alguma forma. Sua convenção de vendas pode ser um sucesso sem comprometer o orçamento. O segredo está na estratégia, planejamento eficaz e na otimização de recursos.
Agora é a sua vez! Quais dessas ideias você pretende implementar no seu próximo evento?
PS: Sei que não sou o palestrante mais barato do Brasil. Já que forneci várias dicas para economizar no seu evento, agora está na hora de me contratar para sua convenção de vendas. 😀
PS 2: Por influência do Marcus Bernardes, fui fazer um treinamento no Disney Institute. Foi tão incrível que criei uma nova palestra e um vídeo com alguns aprendizados. Clique para ver o vídeo.
A Fábula da Alcateia e a Grande Convenção
No coração da Floresta dos Negócios, a alcateia de lobos vendedores enfrentava um desafio: organizar sua convenção anual sem gastar todas as moedas de ouro do tesouro da matilha. O velho Lobo Sábio, líder experiente, reuniu o grupo e disse:
— Um grande evento não se mede pelo luxo, mas pela estratégia. Como podemos fazer nossa convenção ser um sucesso sem desperdícios?
Os lobos se entreolharam até que Lobo Ágil sugeriu:
— Podemos usar a clareira ao lado do Rio Prateado! É espaçosa, bonita e não precisamos pagar nada por ela.
— Excelente ideia! — respondeu o Lobo Sábio.
Lobo Estratégico completou:
— Em vez de trazer palestrantes caros, podemos compartilhar nossas próprias experiências. Os mais velhos ensinam os mais jovens, e os que mais venderam no ano contam seus segredos de sucesso.
— Ótimo! Isso fortalece nossa matilha — disse o Lobo Sábio, aprovando a ideia.
Lobo Criativo teve outra sacada:
— Para economizar com brindes e materiais, podemos usar peles marcadas como crachás e compartilhar anotações por pergaminhos reutilizáveis!
Mas então, Lobo Faminto ergueu a pata e perguntou hesitante:
— E a comida? Sem um grande banquete, será que os lobos vão querer participar?
Lobo Ágil respondeu:
— Podemos fazer um lanche simples, mas reforçado. Cada grupo traz algo e compartilhamos. O importante é estarmos juntos.
No dia da convenção, tudo correu perfeitamente. Os lobos aprenderam, trocaram experiências e fortaleceram a união da matilha. No final, perceberam que o valor do evento não estava nos gastos, mas no conhecimento compartilhado e no espírito de equipe.
E assim, a alcateia aprendeu uma grande lição: uma convenção bem organizada vale mais do que qualquer evento luxuoso.
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